Preguntas y respuestas sobre el llenado de la planilla electrónica

Referencia bibliográfica: Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, “Preguntas y respuestas sobre el llenado de la planilla electrónica”; en Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo Website; reproducido en Agenda Magna el 28 de noviembre de 2008.


INFORMACIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA.-

¿Qué información deberá registrarse en el Planilla Electrónica?

Respuesta

La información que deberá registrarse es la contenida en el Anexo 1, aprobado por R. M. Nº 250-2007-TR.

¿Con qué frecuencia se declaran dichos datos?

Respuesta

Al igual que los PDTs, la Planilla Electrónica contará con un padrón de declarantes, de trabajadores, pensionistas, derechohabientes, prestadores de servicios y personal de terceros, en la que se registrará información relacionada con ellos por única vez y que sólo será modificada en caso requiera de actualización. Adicionalmente, contará con una planilla o declaración mensual en la que se declarara información con dicha periodicidad.

REGISTRO DEL DECLARANTE.-

¿Cuándo un declarante debe registrarse como micro empresa?

Respuesta

Debe hacerlo sólo en los supuestos en que se haya acogido al régimen laboral especial previsto en la Ley N° 28015 y su Reglamento.

De acuerdo al procedimiento 118 del TUPA del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, el acogimiento al régimen especial se hace mediante la presentación de una solicitud en forma de Declaración Jurada, indicando el número de RUC, el número de documento del representante de la microempresa y acompañando copia simple de las Declaraciones Juradas de Impuesto a la Renta del ejercicio anterior, de ser el caso. El procedimiento es gratuito y de aprobación automática.

¿Qué información debe colocarse en la casilla “Número de acogimiento”?

Respuesta

Debe indicarse el número que le fue asignado por la Autoridad Administrativa de Trabajo al momento de presentar su solicitud de acogimiento al régimen especial. En caso de no haberle sido asignado un número de registro, sólo ingresará “0”.

¿Qué se consideran establecimientos para efectos de la Planilla Electrónica?

Respuesta

Se consideran así a los lugares en que el declarante realiza, parcial o totalmente, sus operaciones. El establecimiento puede estar constituido sólo por el domicilio fiscal; pero también puede darse la existencia de establecimientos anexos, cuya declaración en el RUC es obligatoria.

La noción de establecimiento es equivalente a la de centro de trabajo, cuando aquel es el espacio físico donde los trabajadores o prestadores de servicios, desenvuelven su actividad.

Laboralmente, la importancia del registro de establecimientos en la Planilla Electrónica radica en que permite asociar a cada trabajador a un lugar determinado, para fines de fiscalización del cumplimiento de las obligaciones sociolaborales; tanto en los casos en que el trabajador presta servicios en establecimientos del propio empleador; como en aquellos en que es desplazado para prestar servicios en establecimientos de otros empleadores.

¿Qué es el código de establecimiento según su inscripción en el RUC, a que se refiere la información mínima de la Planilla Electrónica?

Respuesta

El código de establecimiento es aquél asignado por la SUNAT al momento de la inscripción en el RUC y se encuentra señalado en la ficha RUC. Este es el que debe registrarse en la Planilla Electrónica.

REGISTRO DE TRABAJADORES.-

¿A quién se considera un trabajador?

Respuesta

Trabajador es toda persona que presta servicios personales remunerados bajo subordinación.

La subordinación es inherente a la existencia de aquellos servicios personales (trabajadores) que se vinculan con el proceso empresarial y que por tanto requieren ser ordenados (administración y gestión).

El ordenamiento empresarial implica la existencia del poder empresarial para subordinar a quienes prestan servicios, dirigiendo el servicio, fiscalizándolo o eventualmente sancionándolo. No obstante ello, este despliegue de poderes podría no ser ejercitado por el empleador, y ello no extingue la relación de subordinación. Por ello, la subordinación podría expresarse en la determinación de jornadas de trabajo, horarios de trabajo, indicación del lugar de trabajo (dentro o fuera de las instalaciones de la empresa), dirección de cómo efectuar el servicio, supervisión, sanciones, etc.

Se encuentra también comprendido en la definición de trabajador el socio trabajador de una cooperativa de trabajadores, cuyo vínculo con la cooperativa es, a la vez, asociativo y laboral.

Si el trabajador vive en un domicilio con una dirección diferente a la declarada al RENIEC para la obtención de su DNI, ¿debe declararse la dirección real?

Respuesta

No. Se asume como cierta la dirección registrada en el Documento Nacional de Identidad.

¿Cómo deben registrarse las personas que perciben rentas de cuarta – quinta categoría?

Respuesta

Sólo para efectos del llenado de la Planilla Electrónica, estas personas se registran dentro de la categoría de trabajadores. Su registro como trabajadores es sólo para fines operativos y no cambia la naturaleza jurídica de las relaciones existentes entre dichos perceptores y las empresas o entidades en las que éstos prestan servicios.

Lo mismo sucede con los pescadores y procesadores artesanales independientes y con los practicantes SENATI.

Sobre la ocupación del trabajador ¿cómo deben registrarse los puestos de las empresas que no encuentren en la tabla?, ¿el empleador tendría que crearlas?

Respuesta

La tabla de ocupaciones lista ocupaciones determinadas en función de las competencias necesarias para desempeñar tareas en un empleo; no lista puestos de trabajo.

La tabla esta predeterminada y no permite crear una nueva ocupación.

Debe considerarse que de acuerdo al artículo 3º de la R. M. Nº 250-2007-TR, la información relativa a la ocupación del trabajador (al igual que la del nivel educativo), será obligatoria a partir del periodo de enero – 2009, y deberá declararse únicamente de manera anual, teniendo en cuenta la situación del trabajador al 1º de enero de cada año.

¿Cuándo debe marcarse la opción “Discapacidad”?

Respuesta

Por defecto, en el aplicativo el indicador de discapacidad aparece marcado en la alternativa negativa (“No”).

La alternativa positiva deberá marcarse cuando se trate de de trabajadores cuya condición de discapacidad haya sido certificada por alguna de las autoridades a las que la Ley N° 27050, Ley General de la Persona con Discapacidad, atribuye competencia para dicho fin; y que hayan cumplido con su inscripción en el Registro Nacional de la Persona con Discapacidad, de acuerdo a la normativa de la materia.

¿Cuándo un trabajador se encuentra sujeto a jornada máxima?

Respuesta

Por regla, todos los trabajadores se encuentran sujetos al límite temporal de 8 horas diarias o 48 horas semanales de trabajo.

Por excepción, no se encuentran dentro de dicho límite los siguientes:

- Trabajadores de dirección.

- Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata.

- Trabajadores que prestan servicios intermitentes de espera, vigilancia o custodia.

En el indicador “Sujeto a jornada máxima”, entonces, deberá marcarse la opción positiva únicamente cuando se trate de trabajadores cuyas características encuadran en dichas situaciones.

¿Qué sucede si un trabajador labora en horario nocturno y en horario diurno durante un mismo periodo?

Respuesta

En el indicador “Sujeto a trabajo en horario nocturno”, deberá marcarse la opción positiva, cuando se trate de:

- Trabajadores cuya jornada se desenvuelva de manera exclusiva en horario nocturno;

- Trabajadores cuya jornada se desenvuelva parcialmente en horario nocturno, y parcialmente en horario diurno; y

- Trabajadores cuya jornada se desenvuelva algunos días en horario nocturno y otros, en horario diurno.

¿Cómo debe hacerse el registro cuando en un periodo se utilizan diversos tipos de pago?

Respuesta

En la casilla “Tipos de pago” aparecen tres opciones: efectivo, depósito en cuenta y otros. Cuando se trate de trabajadores respecto de los que se emplea más de un tipo de pago en el periodo, deberá registrarse el último tipo utilizado. Esta información será solamente referencial para fines de fiscalización laboral.

¿Cuándo deben marcarse las opciones “Trabajador de dirección” y “trabajador de confianza”?

Respuesta

De acuerdo a la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, “personal de dirección” es aquel que ejerce la representación general del empleador frente a otros trabajadores o a terceros, o que lo sustituye, o que comparte con aquéllas funciones de administración y control o de cuya actividad y grado de responsabilidad depende el resultado de la actividad empresarial.

“Trabajadores de confianza”, según la misma norma, son aquellos que laboran en contacto personal y directo con el empleador o con el personal de dirección, teniendo acceso a secretos industriales, comerciales o profesionales y, en general, a información de carácter reservado. Asimismo, aquellos cuyas opiniones o informes son presentados directamente al personal de dirección, contribuyendo a la formación de las decisiones empresariales.

La calificación de los puestos de dirección y de confianza, exige aplicar el siguiente procedimiento:

a) Identificar y determinar los puestos de dirección y de confianza;

b) Comunicar por escrito a los trabajadores que ocupan los puestos de dirección y de confianza, que sus cargos han sido calificados como tales; y,

c) Consignar en la planilla electrónica y boletas de pago la calificación correspondiente.

En tal virtud, el marcado de las opciones “Trabajador de dirección” y “trabajador de confianza” en la Planilla Electrónica, deberá producirse como última etapa de este procedimiento.

Esta disposición es también aplicable a entidades públicas cuyo personal se encuentra sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe cumplirse el mismo procedimiento; y a entidades que cuentan con ambos regímenes laborales, respecto de trabajadores sujetos al régimen privado.

¿Qué información referida a períodos laborales se declarará?

Respuesta

Se declarará la fecha de ingreso (y reingreso) o inicio de la relación con el trabajador, y la fecha de cese o extinción de la relación. El aplicativo permite ingresar más de un periodo.

REGISTRO DE PENSIONISTAS:

¿A quién se considera un pensionista?

Respuesta

Encuadra en esta categoría aquella persona que percibe una pensión de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia, u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto.

¿Se declara como pensionista a aquél al que el obligado a declarar la Planilla Electrónica le paga una pensión, o a aquél que siendo pensionista presta servicios como trabajador o prestador de servicios para el obligado?

Respuesta

Se declara como pensionista a aquél al que el obligado a declarar la Planilla Electrónica le paga una pensión; y siempre que dicha relación jurídica genere la obligación de realizar aportes al Seguro Social de Salud.

REGISTRO DEL PRESTADOR DE SERVICIOS – CUARTA CATEGORÍA:

¿Qué se considera un prestador de servicios – cuarta categoría?

Respuesta

Dentro de esta categoría se encuentran aquellos que prestan servicios al declarante (el obligado a llevar la Planilla Electrónica), bajo cualquier régimen legal, cualquiera sea la modalidad del contrato de prestación de servicios, y que perciban o tengan derecho a percibir por sus servicios rentas que no califiquen como rentas de primera, segunda o tercera categoría, de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta.

También están incluidas aquellas personas que se encuentren incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial, por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud.

¿Cuándo un prestador de servicios – cuarta categoría, debe ser registrado en la Planilla Electrónica?

Respuesta

Los prestadores de servicios cuarta categoría deben ser declarados en la Planilla Electrónica por aquellos empleadores que contraten sus servicios, siempre que éstos sean agentes de retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría; independientemente de si efectúen o no dicha retención.

Actualmente se declara en el PDT 621 la retención del impuesto a la renta de cuarta categoría de los trabajadores independientes. Al declarar en la Planilla Electrónica a los trabajadores independientes, ¿dicha retención ya no se declarará a través del PDT 621?

Respuesta

En efecto, la Planilla Electrónica sustituirá, entre otros PDTs, al 621 en lo referido a la declaración de la retención del impuesto a la renta de cuarta categoría.

REGISTRO DEL PRESTADOR DE SERVICIOS – MODALIDADES FORMATIVAS:

¿Qué se considera un prestador de servicios – modalidades formativas?

Respuesta

Es la persona natural que presta servicios bajo alguna de las modalidades formativas reguladas por la Ley N° 28518 o cualquier otra ley especial.

¿Qué información debe declararse en el rubro “Fecha de inicio o reinicio”?

Respuesta

Debe declararse la fecha en que de manera efectiva la persona ha iniciado la prestación de servicios; con prescindencia de la fecha en que fue suscrito el convenio.

Cuando se produce el cese de personal bajo modalidades formativas ¿como debe hacerse la declaración en la Planilla Electrónica? ¿qué tipo de extinción del contrato se debe registrar?

Respuesta

De acuerdo a la tabla 17, debe asimilarse las modalidades de extinción a las allí consignadas. Por ejemplo: la resolución unilateral del empleador debe asimilarse como despido, el cumplimiento del plazo como vencimiento del plazo contractual, la decisión del prestador de servicio de no continuar sus actividades como renuncia, etc.

Sobre el horario nocturno.

Respuesta

El aplicativo solicita información respecto a desarrollo de la modalidad formativa en horario nocturno. En caso de marcarse la respuesta positiva (“Sí”), deberá considerarse que la realización de actividades formativas en dicho horario requiere autorización de la Autoridad Administrativa de Trabajo.

Tal autorización es procedente siempre y cuando ello no perturbe la asistencia al Centro de Formación Profesional o al Centro Educativo, y resulte necesario para cumplir con la finalidad formativa. Para su obtención, la empresa debe presentar a la Autoridad una declaración jurada en la que señale expresamente que cuenta con una jornada y horario de trabajo nocturno y que el desarrollo de la actividad formativa en ese horario resulta necesaria para cumplir con la finalidad formativa.

Para sustentar que el horario y jornada nocturna formativa no perturba la asistencia al CFP o al Centro Educativo, la declaración jurada deberá especificar claramente cuál es el horario y jornada nocturna que cumple el beneficiario en la empresa, y el horario de formación que realiza en el CFP, de manera tal que entre el fin de la jornada nocturna y el inicio de la jornada formativa en el CFP medie un período de tiempo no menor a ocho (8) horas.

Los adolescentes no pueden realizar actividades en ninguna de las modalidades formativas laborales en horario nocturno. Excepcionalmente, el Juez puede autorizar la realización de actividades de las modalidades formativas laborales en horario nocturno, a partir de los 15 años hasta que cumplan 18 años, siempre que éste no exceda de cuatro (4) horas diarias.

REGISTRO DEL PERSONAL DE TERCEROS:

¿Qué se considera personal de terceros?

Respuesta

Componen esta categoría los trabajadores o prestadores de servicios, que son destacados o desplazados para prestar servicios en los centros de trabajo, establecimientos, unidades productivas u organización laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vínculo jurídico.

Por tal razón, se encuentran comprendidos tanto aquellos trabajadores o prestadores que son desplazados para actividades que en el normativo vigente, encuadren en la definición de intermediación laboral; como para aquellas que se desarrollan en virtud de vínculo jurídicos de otra naturaleza, siempre que ellos involucren un desplazamiento de personal.

¿Cuándo el personal de terceros debe ser declarado en la Planilla Electrónica?

Respuesta

La declaración del personal de terceros en solamente debe efectuarse cuando el declarante haya asumido el pago del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.

Al respecto, debe considerarse que de acuerdo al artículo 5° de las Normas Técnicas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, aprobadas por Decreto Supremo N° 003-98-AS, las entidades empleadoras que contraten obras, servicios o mano de obra proveniente de entidades de intermediación laboral, contratistas y subcontratistas, así como toda institución de intermediación o provisión de mano de obra que destaque personal hacia centros de trabajo donde se ejecuten las actividades de riesgo previstas en el referido anexo 5 del Decreto Supremo N° 009-97-SA, se encuentran obligadas a verificar que todos los trabajadores destacados a su centro de trabajo, han sido debidamente asegurados, debiendo, en caso contrario, contratar el seguro por cuenta propia a fin de garantizar la cobertura de dichos trabajadores, bajo pena de responder solidariamente con tales empresas proveedoras frente al trabajador afectado, al Seguro Social de Salud y a la Oficina de Normalización Previsional, por las obligaciones que se deriven.

La información mínima de la Planilla Electrónica incluye datos vinculados al RUC del empleador que destaca o desplaza personal de terceros, a la base de cálculo para el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo – SCTR, el establecimiento y la tasa asociada a dicho establecimiento.

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Comentarios

  • lucy  On febrero 15, 2012 at 9:50 am

    favor me podrian indicar el horario de 6pm a 11pm es considerado horario nocturno??? gracias por la respuesta

  • William  On julio 17, 2009 at 11:42 am

    Buenos días. Un pariente tiene una pequeña empresa y les paga a sus trabajadores por Recibos por Honorarios. Ahora le exigen que ingrese a sus trabajadores a planilla. Necesito saber cuales son los procedimientos que debo realizar en SUNAT y en el Ministerio de Trabajo. Gracias.

  • elizabeth  On febrero 9, 2009 at 10:39 am

    En la casilla 176 retenciones declaradas en periodos anteriores es la suma de la casilla 176 y 179 del mes anterior o el “saldo de retenciones no aplicadas” (165)?

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